Pengertian dan Fungsi Invoice Dalam Bisnis

Britishislesshowcanada –┬áTentu banyak istilah penting yang harus dipahami saat mengikuti dunia bisnis. Tidak hanya para pengusaha, mereka yang bersentuhan dengan bidang ini juga harus memahami istilah-istilah yang sering digunakan dalam dunia bisnis.

Berbicara tentang bisnis, tentunya ia tidak akan jauh-jauh dari hal-hal yang berkaitan dengan keuangan dan transaksi. Nah, ada istilah yang biasa digunakan dalam urusan finansial dan transaksional. Istilahnya adalah invoice atau invoice dalam bahasa Indonesia.

Mereka yang jarang terlibat atau berhubungan dengan sebuah perusahaan, tentunya tidak akan tahu apa itu invoice. Namun, bagi Anda yang berprofesi sebagai akuntan, marketing officer, atau pemilik bisnis pasti tahu istilah tersebut.

Namun, tahukah Anda definisi faktur, serta jenis dan fungsinya? Agar pemahaman Anda semakin mantap dan kelancaran pekerjaan Anda, simak penjelasan berikut ini.

Apa itu invoice?

Seperti yang telah disebutkan di atas, istilah invoice atau invoice sering dijumpai dalam dunia bisnis. Perusahaan dan personel pemasaran juga terbiasa dengan penggunaan istilah ini. Pasalnya, invoice sangat erat kaitannya dengan urusan keuangan dan transaksi dalam skala yang cukup besar.

Secara umum invoice adalah dokumen yang memuat informasi tentang suatu kegiatan pembelian yang dilakukan oleh suatu perusahaan atau lembaga. Faktur juga dapat digunakan sebagai laporan bank yang diteruskan penjual kepada pembeli jasa backlink.

Penjual biasanya memasukkannya dengan detail transaksi seperti nama barang, jenis, harga satuan, jumlah yang dibeli dan jumlah yang harus dibayar pembeli. Jangan lupa tanggal pembelian, yang juga harus dicantumkan di dokumen.

Saat membuat dokumen penting ini, staf penjualan sering mencetaknya dalam rangkap tiga, masing-masing dengan perannya masing-masing.

1. Duplikat pertama

Salinan pertama biasanya digunakan sebagai bukti bahwa perusahaan telah melakukan pembayaran.

2. Gandakan detik

Gandakan yang kedua sebagai kumpulan data di departemen penjualan.

3. Duplikat ketiga

Sedangkan duplikat terakhir berfungsi sebagai file laporan di bagian keuangan.

Masing-masing salinan ini juga dapat digunakan sebagai bukti jika transaksi dilakukan melalui sistem kredit.

Selain sebagai bukti pembayaran, dokumen tersebut juga bisa menjadi file billing penjual yang harus dibayar oleh pembeli. Tentu saja, sebelum penjual mengeluarkan faktur, kedua belah pihak harus menyetujui transaksi yang akan dilakukan dan menempatkannya dalam pesanan.

Namun, dalam beberapa kasus, faktur juga dapat berupa pemberitahuan atau tanda terima. Oleh karena itu, periksa semua bentuk file yang menjadi invoice di perusahaan untuk mengukur kinerjanya dengan lebih akurat dan akurat.

Fungsi dalam aktivitas transaksional

Berisi informasi detail tentang aktivitas transaksi, fungsi utama invoice adalah dokumen pelunasan dari penjual ke pembeli. Namun demikian, terdapat banyak fungsi lain dari dokumen ini dalam kegiatan transaksional.

1. Dokumen informasi

Fitur pertama adalah dokumen yang memuat informasi tentang suatu produk atau jasa yang dibeli oleh konsumen. Konsumen dapat menggunakan faktur untuk mengetahui tagihan transaksi apa yang harus dibayar.

Berkat hal tersebut, jika terjadi kesalahan atau ketidaksesuaian dengan kontrak dalam pesanan, konsumen dapat mengajukan keluhan atau bahkan membatalkan transaksi.

2. Bahan referensi

Fungsi selanjutnya adalah sebagai bahan referensi pada saat barang atau jasa dijual kembali kepada pihak ketiga atau akan ditambahkan ke pembukuan perusahaan. Jika diperlukan, perusahaan dapat menggunakannya sebagai referensi dan berfungsi sebagai dokumen faktur pajak.

Oleh karena itu, dengan adanya dokumen penting tersebut, pembeli dapat dengan mudah mengetahui tidak hanya detail transaksinya tetapi juga berbagai fungsi penting lainnya. Dengan menyimpan invoice maka dapat lebih mudah dalam mengelola dan melacak aktivitas bisnis.